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Meetables arbeitet erfolgreich mit 23 einzigartigen Veranstaltungsorten über MICE zusammen.

  • KundeMeetables
  • StandortAmsterdam, NL
  • UnternehmenstypKollektiv der Tagungsstätten

Meetables ist eine Plattform, die mit 23 erstklassigen Veranstaltungsorten zusammenarbeitet. Meetables betreibt, berät und trägt aktiv zum Wachstum einer kuratierten Auswahl an außergewöhnlichen Tagungsorten in der Umgebung von Amsterdam, Utrecht und Rotterdam bei. Meetables gibt es seit 2012.

Jacintha Ruppert, geschäftsführende Gesellschafterin von Meetables, begann zunächst mit nur einem Veranstaltungsort. Dieser Veranstaltungsort lief so gut, dass kurz darauf zwei weitere Veranstaltungsorte hinzukamen. Aus der Zusammenarbeit zwischen diesen verschiedenen Veranstaltungsorten entstand Meetables. Schon früh entstand der Wunsch nach mehr ortsspezifischen Einblicken und einem einheitlichen Überblick.

Der Artikel wird unter dem Video fortgesetzt.

Ich kann nichts anderes sagen, als dass MICE einen großen Wert hat. Nicht nur in Form von zusätzlichem Umsatz und wie professionell alles aussieht, sondern auch buchstäblich in Form von Zeit und damit in Geld.

Mickey Dekker, Geschäftsführender Gesellschafter Meetables

Für diese hochwertigen Veranstaltungsorte gibt es mehrere Säulen, die wichtige Voraussetzungen für die Teilnahme an Meetables sind. Mickey Dekker erklärt: "Wir achten immer auf die Erreichbarkeit des Ortes: Ist er leicht zu erreichen, kann man gut parken? Aber vor allem, wie ist die Qualität der Veranstaltungsorte? Wie ist es um die Gastfreundschaft und den Komfort bestellt? Wie sieht es mit der Qualität der Speisen und Getränke aus? Darüber hinaus sind die Zufriedenheit der Kunden und die Organisation der Veranstaltung ebenso wichtig. Sobald ein Veranstaltungsort all diese Kriterien erfüllt, kann er ein Meetables-Standort werden.

Übergang zu MICE

Meetables hat in den letzten Jahren ein erhebliches Wachstum erfahren. "Die Meetables-Standorte sind keine Konkurrenten, sondern unterstützen sich gegenseitig. Wir arbeiten wirklich zusammen", sagt Mickey. Derzeit verfügt Meetables über eine Datenbank mit etwa 5000 bis 6000 potenziellen Kunden.

Meetables hatte zuvor eine andere Software verwendet, die aber nicht immer optimal funktionierte. "Besonders für kleinere Veranstaltungsorte, die Teil von Meetables sind, waren die vorherigen Systeme manchmal zu komplex oder zu teuer", fügt Jacintha hinzu. "Letztendlich sind wir Ende 2018 auf MICE gestoßen und haben uns 2019 entschieden, schrittweise auf MICE umzusteigen."

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Mit dem Cockpit-Modul haben die Veranstaltungsorte keinen Zugriff auf die Daten der jeweils anderen. Die Kundendatenbank teilen wir aber bewusst gemeinsam.

Jacintha Ruppert, Eigentümerin Meetables

Zentrale Übersicht mit Cockpit-Konto

Jacintha: "Einer der Hauptgründe für den Wechsel war die sogenannte Cockpit-Struktur, die MICE bietet. Damit haben wir zentral den Überblick über alles, was an den einzelnen Standorten passiert und können die Verfügbarkeit der angeschlossenen Locations schnell nachvollziehen. Außerdem können wir ganz einfach attraktive digitale Angebote anfordern, in die wir unsere eigenen Fotos einfügen können. So bekommen unsere Kunden einen unmittelbaren Eindruck vom Veranstaltungsort, was für uns sehr wichtig ist."

Reibungslose Umsetzung

Sobald ein Veranstaltungsort Meetables beitritt, erhält er sofort Zugang zur Nutzung von MICE. Jeder Meetables-Veranstaltungsort hat Zugang zur Software. Mickey Dekker, Managing Partner bei Meetables, erklärt: "Wir richten die Grundkonfiguration für sie ein. Dann erhält der Veranstaltungsort eine Demonstration von MICE. Wir von Meetables stehen aber auch im Hintergrund für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung."

Wendy fügt hinzu: "Gemeinsam untersuchen wir, wie ein Veranstaltungsort MICE am effizientesten nutzen kann. Wir analysieren den gesamten Arbeitsablauf eines Veranstaltungsortes, von der Angebotsanfrage bis zur Rechnungsstellung".

Als Standortleiter bei 12Gather konnte ich das System in kürzester Zeit nutzen. Das zeigt wirklich, wie benutzerfreundlich es ist.

Helma van Heerikhuize, Geschäftsführerin bei 12Gather

Ein gutes Beispiel dafür ist der 12Gather-Treffpunkt in Ankeveen. 12Gather ist seit Juni 2022 Mitglied bei Meetables. Das Besondere an diesem Veranstaltungsort ist, dass es sich um ein kreisförmiges Gebäude handelt, das zum Beispiel bei Teambuilding-Veranstaltungen ein unterhaltsames Element bietet.

Ein Tonfall für alle Veranstaltungsorte

Derzeit arbeiten 23 Meetables-Standorte in einer einzigen MICE-Umgebung. "Wenn wir MICE teilweise konfigurieren, kann Meetables auch einen bestimmten Tonfall festlegen", erklärt Mickey. "Natürlich fügt jeder Veranstaltungsort seine eigene Note hinzu, aber er ist immer noch als Meetables-Veranstaltungsort erkennbar, und das ist wichtig für uns. Diese Möglichkeit ist für uns eine wesentliche Stärke von MICE."

Wir können alles über ein einziges System verwalten. Zum Beispiel können Küchenlisten oder Bestellungen für eine externe Partei alle innerhalb des Systems bearbeitet werden.

Wendy Verheul, Veranstaltungsort-Beraterin Meetables

Wichtigste Vorteile

"Die Übersicht ist unser größter Vorteil. Wir können sofort sehen, welche Veranstaltungsorte verfügbar sind und welche nicht", erklärt Mickey. "Außerdem können unsere Veranstaltungsorte alles über ein System abwickeln. Zum Beispiel Küchenlisten oder Bestellungen für externe Parteien. Sie müssen die Bestellungen für ihren Caterer nicht mehr separat eingeben. Wenn Sie sie korrekt in das System eingeben, filtern Sie sie heraus und senden sie direkt. Das spart eine Menge Zeit und verhindert Fehler.

Aber das ist noch nicht alles: "Auch die Nachrichtenübersicht funktioniert wunderbar", so Mickey weiter. "Sie wurde kürzlich aktualisiert und funktioniert jetzt noch besser. Es ist zum Beispiel toll, dass die Nachrichten mit Ihren Terminen verknüpft sind. Sie müssen nicht mehr von Outlook zu Ihrem Terminplan, Ihrer Reiseroute oder etwas anderem wechseln. Das macht MICE sehr benutzerfreundlich."

Kluge Investition

Wendy: "Wenn Sie ein etablierter Veranstaltungsort sind und feststellen, dass die Erstellung von Angeboten zu viel Zeit in Anspruch nimmt, dann ist MICE wirklich eine fantastische Investition. Es spart so viel Zeit! Das gilt nicht nur für die Angebotserstellung, sondern auch für die Rechnungsstellung; wenn Sie das alles manuell erledigen und berechnen müssen, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden, kann ich nur sagen, dass MICE Ihnen viel bringt. Nicht nur in Bezug auf den zusätzlichen Umsatz und das professionelle Erscheinungsbild, sondern auch im wahrsten Sinne des Wortes in Form von Zeit und damit Geld."

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